Los enemigos de la cobranza dentro de la empresa

Carlos L. Chinchilla Cruz, MBA · ene-2014

No hay duda de que un flujo de caja que permite cubrir a tiempo todas las necesidades financieras, es una condición básica para determinar la salud de toda empresa o proyecto. También es cierto que una de las cuentas más importantes del balance que afecta de manera inmediata la calidad de su flujo de caja, es la de Cuentas por Cobrar.

Es importante asegurar la recuperación oportuna de la cartera de crédito, para disponer de los fondos que permitan realizar las operaciones del negocio. Pero muchas veces, los enemigos de la cobranza podrían estar dentro de la empresa.

Hay muchas prácticas que utilizan algunos deudores para no pagar a tiempo sus deudas, pero también existen fallas internas que podrían alimentar la morosidad. Citaremos a continuación algunas de éstas últimas, para que usted, estimado lector, las pueda descubrir, prevenir y eliminar.

7 enemigos de la cobranza que podría encontrar dentro de su empresa

Malas prácticas de otorgamiento de crédito. Partimos de que todo buen proceso de cobranza, comienza con un buen proceso de análisis del riesgo y de otorgamiento de los créditos, aplicados a la política comercial.
Desorganización del departamento de recuperación de cartera. Los procedimientos inadecuados facilitan el extravío de documentos y valores importantes, o impiden la disponibilidad oportuna de los documentos y la información para gestionar apropiadamente la recuperación de las cuentas.
Falta de una verdadera cultura de cobro. Encontramos colaboradores que participan en el proceso de cobro, que no gustan de lo que hacen. Unos no saben cómo hacerlo de manera eficaz y otros piensan que es de “mal gusto” ejercer la mínima presión para que el deudor pague las deudas.
Falta de un sistema proactivo de cobranza. La iniciativa de la cobranza debe tomarla absolutamente el acreedor, es su empresa la que debe marcar el ritmo. Si lo deja a criterio de sus deudores, cuando éstos tienen la opción de demorarse o de no pagar inclusive, lo harán.
Falta de personal especializado. El crédito es hoy la principal estrategia de ventas para el 99% de las empresas. Con frecuencia las ventas a crédito representan el 95% o más del total de las ventas. La gestión de crédito debe recuperar la cartera y “facilitar el próximo negocio”; ese propósito requiere competencias importantes que los colaboradores deben desarrollar, para evitar la pérdida de clientes por falta de habilidad al cobrar.
La falta de información oportuna y exacta sobre las transacciones de los clientes. Es imprescindible contar con un programa eficaz para capturar “en tiempo real” la información exacta de las transacciones crediticias de los clientes, con capacidad para generar en cualquier momento que se requiera, los reportes necesarios para una gestión eficiente de la cobranza.
La falta de un Manual de Políticas, Procesos y Procedimientos Crediticios. Este manual sirve de guía y fuente de instrucción, para realizar eficaz y eficientemente las tareas de otorgamiento de crédito y de recuperación de la cartera. Es peligroso dejar que un colaborador gestione esta importante función sin tomar en cuenta las políticas, los procesos establecidos y los procedimientos correctos. Recuerde, la partida de Cuentas por Cobrar es una de las más importantes de su Activo.