¿No alcanza el tiempo?

Carlos L. Chinchilla Cruz · MBA | mayo-2017

Cuando hay poco o nada qué hacer, el tiempo sobra; cuando hay demasiado por hacer, con seguridad el tiempo nunca será suficiente.

Si usted es de las personas que “hace muchas cosas” pero el tiempo no le alcanza para hacer otras que quiere o debe hacer, es posible que usted sea una víctima más de la trampa del activismo. Esta trampa hace que ocupemos nuestro tiempo en muchas actividades que aportan poco o ningún valor, pero producen la sensación de estar ocupados.

Su problema no es de tiempo, es de PRIORIDADES!

De hecho, todos tenemos la misma cantidad de tiempo cada día. El valor que le podemos extraer a cada día, está en función del uso que le demos. El valor no se mide solamente en términos de productividad o dinero, por encima de éstos está el bienestar. Todos debemos asignar una parte de nuestro tiempo al descanso, al cuidado personal, a la recreación, al ocio, a la reflexión y la admiración, a cultivar el espíritu, a relacionarnos con otros, a superarnos, pero también a ser productivos y a crear “valor”.

Para lograrlo, le invitamos a realizar este importante ejercicio:

I Parte:

  1. Haga una lista de las cosas que aún NO ha podido empezar (son los pendientes que le hacen pensar que no le alcanza el tiempo).

  2. Separe las actividades pendientes que por cualquier motivo no desea hacer.

  3. Ordene la lista que le quedó de las cosas que aún no ha empezado, colocando en primer lugar la más importante, luego la segunda en importancia y así sucesivamente hasta que no quede ninguna sin ordenar.

  4. Revise ese ordenamiento y asegúrese de que es exactamente como lo acaba de definir.

II Parte:

  1. Haga una lista de las cosas, tareas o actividades que ocupan su tiempo en un día común. Utilice una plantilla de 24 horas separada cada media hora. Sea honesto con usted mismo y anote también la forma en que acostumbra a perder algún tiempo.

  2. Verifique que no ha dejado nada por fuera y que esa lista retrata perfectamente su ocupación del tiempo actual, en un día común.

  3. Al lado derecho de cada una de estas actividades califíquelas como de alto (A), medio (M) o bajo valor (B). Tal vez desee agregar ningún valor (N).

  4. Lo que identificó con (N) quizás pueda eliminarlo, cuanto antes mejor.

  5. Las cosas, actividades o tareas que marcó con (B) debieran ocupar la menor cantidad posible de su tiempo, si es que son realmente necesarias. O quizás las pueda delegar y otras personas puedan hacerlas por usted.

  6. Todo lo que aporte un valor medio (M) y sea necesario hacer, debe hacerse, pero con una cantidad de tiempo controlada de modo que le permita atender adecuadamente lo que es de más valor. Si usted tiene subalternos, probablemente pueda delegar varias de esas tareas a los miembros de su equipo de trabajo más competentes. Pero tenga cuidado de no cargar a los colaboradores productivos con tareas poco productivas.

  7. Concéntrese en las actividades que le producen el más alto valor (A) y si puede enriquézcalas aún más.

III Parte:

  1. Ahora, tome las primeras tres actividades de la lista final que hizo en la primera parte de este ejercicio, y agréguelas a la lista de la segunda parte que acaba de terminar.

  2. Vuelva a revisar los tiempos y asegúrese de no dejar por fuera ningún aspecto de importancia para su bienestar general.

  3. En el caso de sentir nuevamente que no le alcanza el tiempo, debe tomar esta nueva lista y volver a evaluarla empleando las A, M y B que ya conoce. Delegue las actividades B, busque apoyo con las M y enfóquese en A.

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