La "reunionitis"
“Hoy no he podido hacer nada, he estado reunido todo el día” ¿Ha oído alguna vez esta frase? ¿La ha dicho usted mismo? Las reuniones constituyen una sorprendente paradoja. Por un lado son fundamentales, ya que forman parte de la actividad habitual en la dirección y gestión de cualquier organización, pero, por otra parte, son dolorosas, frustrantemente largas y, en muchas ocasiones, inútiles. Muchos de nosotros odiamos las reuniones. Algunas reuniones se celebran para acreditar un trabajo que realmente no se hace. Otras, en cambio, manifiestan ciertas dinámicas asamblearias para justificar la participación de jefes intermedios en la toma de decisiones, cuando buena parte de las veces la decisión ya ha sido tomada de antemano en otros despachos. La “reunionitis” evidencia pésima planificación y malos esquemas de coordinación entre los equipos de la empresa. Muchos directivos convocan reuniones por cualquier motivo y a cualquier hora, sin tener presente que entorpecen la propia dinámica del trabajo y que el tiempo de las personas es el recurso más escaso. Preparar la reunión, motivar e implicar a los participantes, evaluar los resultados son consejos que figuran en los manuales de las escuelas de negocios desde hace más de 20 años y todavía hay empresas y empresarios que incurren en los mismos errores.
Pero tampoco hay que alarmarse ni tomar medidas radicales a partir de estos comentarios. Las reuniones son absolutamente necesarias porque constituyen mecanismos de coordinación fundamentales entre los distintos niveles de una empresa. Lo que no conviene es abusar de ellas.
Hace algunos años participamos con uno de nuestros clientes en un proceso de reorganización operativa para, entre otras cosas, solucionar un problema de exceso de reuniones, convocadas en su mayoría por altos directivos y los mismos propietarios de la compañía.
Naturalmente aplicamos algunos consejos y procedimientos de “manual” pero también uno, que resultó extremadamente eficaz y que hoy queremos compartir con ustedes, “El Reuniómetro” o lo que en Costa Rica llamaríamos “la maría de las reuniones”.
Descargue esta pequeña herramienta que le permitirá conocer en tiempo real el coste de cada reunión y que le ayudará a concienciar al personal sobre la incidencia que tiene el exceso de reuniones en la productividad y en los propios resultados de la compañía, mostrando un indicador que todos entendemos con facilidad: el coste directo de una reunión.
En Zona Empresarial siempre podemos proporcionarles una metodología de trabajo concreta y ciertas dinámicas organizativas que serán positivas para acabar con “la reunionitis” e incrementar su productividad, consúltenos.
